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檔案應用Q&A

Q1.何謂檔案?

指各機關依照管理程序,而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件。

所謂文字或非文字資料及其附件係指各機關處理公務或因公務而產生之各類紀錄資料及其附件,包括各機關所持有或保管之文書、圖片、紀錄、照片、錄影(音)、微縮片、電腦處理資料等,可供聽、讀、閱覽或藉助科技得以閱覽或理解之文書或物品。

Q2.何謂檔案應用服務? 

  • 檔案應用服務係指民眾可向各機關申請閱覽、抄錄或複製檔案,機關提供應用之相關作業程序(包括檔案應用申請、申請審核及回覆、準備檔案、閱覽抄錄或複製檔案、還卷及檔案應用統計等事項)皆屬檔案應用之範疇。
  • 檔案管理之最終目的係為促進檔案之開放與應用,確保民眾知的權利,並使檔案資源獲得再利用。

Q3.檔案應用申請人資格為何?

  • 具有中華民國國籍並在中華民國設籍之國民及其所設立之本國法人、團體。
  • 持有中華民國護照僑居國外之國民。 
  • 外國人,以其本國法令未限制中華民國國民申請提供其政府資訊者為限,亦得依法申請之。

Q4.申請閱覽、抄錄或複製檔案之方式?

填具申請書(申請書下載頁面),親自持送、郵寄或傳真方式送至本所。

Q5.應如何填寫檔案應用申請書?

申請書載明下列事項(申請書填寫範例(doc格式、odt格式、pdf格式)):

  1.  申請人之姓名、出生年月日、身分證明文件字號、住(居)所及聯絡電話。如係法人或其他設有管理人或代表人之團體,其名稱、事務所或營業所及管理人或代表人之姓名、出生年月日、電話、住(居)所。
  2.  有代理人者,其姓名、出生年月日、身分證明文件字號、住(居)所、及聯絡電話。如係意定代理者(代理人係以本人名義為意思表示),並應提出委任書;如係法定代理者,應敘明其關係。
  3.  檔號或收發文號。
  4.  檔案名稱或內容要旨。
  5.  申請項目。
  6.  申請目的。
  7. 有使用檔案原件之必要者,其事由。
  8. 申請日期。

Q6.檔案應用申請後其處理期限為何?

自受理之日起15日內,以書面通知申請人准駁結果;申請如有資料不全應予補正者,會通知申請人於7日內補正。屆期不補正或不能補正者,得駁回申請。

Q7.檔案應用之開放範圍?

檔案應用申請以提供複製品為原則,原始檔案為例外。檔案內容如有部分應限制公開或提供之情形,應採「分離原則」,去除不得公開部分,就其他部分公開或提供之。

Q8.申請檔案應用應備之證件為何?

申請閱覽、抄錄或複製檔案時,應出示審核通知書及身分證明文件並完成登記程序後,由本所業務承辦人員陪同進入指定之檔案閱覽處所。

Q9.申請檔案應用有何限制?

檔案有涉及下列情形之一者,本所得拒絕申請:

  1.  有關國家機密者。
  2.  有關犯罪資料者。
  3.  有關工商秘密者。
  4.  有關學識技能檢定及資格審查之資料者。
  5.  有關人事及薪資資料者。
  6.  依法令或契約有保密之義務者。
  7.  其他為維護公共利益或第三人之正當權益者。

Q10.申請檔案應用是否需要費用?

  1.  申請閱覽、抄錄機關檔案,每2小時收取新臺幣20元;不足2小時,以2小時計算。
  2.  黑白複製影印:B4(含)尺寸以下每張2元、A3尺寸每張3元。
  3.  其餘檔案複製收費方式請參閱檔案複製收費標準。

Q11.檔案應用時須注意哪些事項?

申請人進行檔案應用時,應由本所承辦人員陪同,並遵守下列事項:

  1.  應保持檔案之完整,且不得污損、破壞或變更檔案內容。
  2.  未經許可,不得擅自將檔案之全部或一部攜離檔案閱覽處所。
  3.  禁止飲食、吸菸或大聲喧嘩。
  4.  不得破壞環境整潔。
  5.  抄錄檔案應使用鉛筆,不得使用原子筆等易污損檔案之工具。
  6.  非經本所許可,不得使用可攜式媒體。
  7.  未經許可,禁止擅自接用電源、連接本所電腦或網路系統。
  8.  妥慎使用本所提供檔案應用之物品或設備,不得破壞。

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